Privacyverklaring
1. Waarover gaat deze verklaring?
Wie bij ons logeert, komt eten of een feest of vergadering boekt, vertrouwt ons persoonsgegevens toe. Daar gaan we zorgvuldig mee om. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verzamelen wanneer u onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze diensten, waarvoor we ze gebruiken, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten u heeft.
Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven is:
Sans Souci Hotels BV (uitbater van hotel-restaurant Kasteel Wurfeld)
Kapelweg 60, 3680 Maaseik, België
Ondernemingsnummer (KBO): 1036.176.467 – btw-nummer: BE 1036.176.467
E-mail: info@kasteelwurfeld.be – telefoon: +32 (0)89 87 02 40
Voor elke vraag over uw persoonsgegevens of over deze verklaring kunt u ons via bovenstaande gegevens bereiken.
3. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en hoe lang?
Wij verzamelen alleen gegevens die we nodig hebben, en u weet steeds waarvoor. Een overzicht:
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor en op welke rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| U reserveert een kamer, een tafel in restaurant ROOTS of een evenement | Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, verblijfs- of reserveringsdata, aantal gasten, voorkeuren en allergieën, betaal- en facturatiegegevens | Om uw reservering te verwerken, uw verblijf voor te bereiden en te factureren (uitvoering van de overeenkomst) | Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar (fiscale en boekhoudkundige verplichting). Overige reserveringsgegevens: tot 2 jaar na uw laatste verblijf |
| U checkt in bij het hotel | Identiteitsgegevens die wij als logiesverstrekker wettelijk moeten registreren | Verplichte gastenregistratie (wettelijke verplichting) | De wettelijk voorgeschreven termijn |
| U stelt een vraag via het contactformulier, e-mail of telefoon | Naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht | Om uw vraag te beantwoorden en op te volgen (gerechtvaardigd belang) | Tot 1 jaar na afhandeling van uw vraag |
| U schrijft zich in op onze nieuwsbrief | E-mailadres en naam | Om u nieuws en aanbiedingen van Kasteel Wurfeld te sturen (toestemming, of het gerechtvaardigd belang om bestaande klanten te informeren) | Tot u zich uitschrijft; elke mail bevat een uitschrijflink |
| U bezoekt onze website | IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s | Statistieken en – enkel met uw toestemming – advertenties (zie punt 4) | Zie de Cookieverklaring per cookie |
Wij nemen geen beslissingen over u op basis van louter geautomatiseerde verwerking en doen niet aan profilering met rechtsgevolgen.
4. Cookies, statistieken en online advertenties
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Voor statistieken gebruiken wij Google Analytics; voor advertenties werken wij met Google Ads en met Meta (Facebook en Instagram). Analyse- en advertentiecookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner, en u kunt die keuze op elk moment aanpassen via de link “Cookievoorkeuren” op de website.
Hoe deze technieken precies werken, welke cookies wij gebruiken en hoe lang ze bewaard blijven, leest u in onze Cookieverklaring.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en enkel voor zover dat nodig is:
- Het online reserveringssysteem waarmee u uw kamer boekt (Lighthouse), dat de boekingsgegevens voor ons verwerkt.
- Onze hosting- en websitebeheerder, e-mail- en nieuwsbriefsoftware en betaaldienstverleners.
- Onze boekhouder, voor facturatie en de wettelijke boekhouding.
- Google Ireland Ltd en Meta Platforms Ireland Ltd, wanneer u toestemming gaf voor statistiek- of marketingcookies (zie punt 4).
- Overheidsinstanties, uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met dienstverleners die als verwerker optreden, sluiten wij een verwerkersovereenkomst die hen verplicht uw gegevens vertrouwelijk en veilig te behandelen.
6. Worden uw gegevens buiten Europa verwerkt?
De meeste gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Google en Meta kunnen gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten; beide bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waardoor die doorgifte een passend beschermingsniveau geniet. Waar nodig hanteren onze dienstverleners aanvullend de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang: een beveiligde verbinding (https) op de website, beperkte toegang tot systemen op basis van functie, en actuele software bij onze dienstverleners. Mocht zich toch een datalek voordoen met een risico voor uw rechten, dan melden wij dat aan de bevoegde autoriteit en, waar wettelijk vereist, ook aan u.
8. Welke rechten heeft u?
U heeft voor de gegevens die wij over u verwerken de volgende rechten:
- Inzage – weten of en welke gegevens wij van u verwerken, en er een kopie van krijgen.
- Verbetering – onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
- Wissing – uw gegevens laten verwijderen wanneer wij ze niet langer nodig hebben of wanneer u een gegeven toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is.
- Beperking – de verwerking tijdelijk laten beperken, bijvoorbeeld zolang een betwisting over de juistheid van gegevens loopt.
- Bezwaar – bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kunt u altijd en kosteloos bezwaar maken; wij stoppen die verwerking dan onmiddellijk.
- Overdraagbaarheid – de gegevens die u ons zelf gaf in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen.
- Intrekken van toestemming – op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Om een recht uit te oefenen, mailt u naar info@kasteelwurfeld.be of schrijft u naar bovenstaand adres. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij gegevens vrijgeven. U ontvangt binnen één maand een antwoord; bij complexe verzoeken kan die termijn wettelijk met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u dan verwittigen.
9. Klacht indienen
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten – wij zoeken graag samen een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00 – contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen aan deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op www.kasteelwurfeld.be; bovenaan ziet u de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u duidelijk via de website.
